Beste bezoeker, System One heeft een nieuwe website.
Blog

ADE 2014

Van 15 en 19 oktober vindt het Amsterdam Dance Event plaats. Ook dit jaar is System One natuurlijk aanwezig!

System One op International Music Summit

Van 25 to 27 mei vind het International Music Summit in Ibiza plaats en wij zijn aanwezig!

Beperk gebruikerstoegang tot artiestengegevens

Standaard hebben interne gebruikers toegang tot de data van alle artiesten. Met de introductie van een nieuwe security feature kun je de toegang van een gebruiker beperken, zodat deze alleen de gegevens van specifieke artiesten kan zien.

Nieuwe vluchtenmodule

Een aantal verbeteringen zijn doorgevoerd in de manier waarop vluchten worden geregistreerd in System One. Alle vluchtbewegingen van artiesten, tour managers en crew zijn binnen een aparte vluchtensectie te beheren. De ingevoerde vluchten zijn direct zichtbaar in de mobiele app voor de artiesten.

Luchthavens bij de locatie

Wil je de dichtsbijzijnde luchthavens bij een locatie vinden? Met onze laatste update kan je alle luchthavens op een kaart bekijken die zich in de buurt van de locatie bevinden, inclusief een lijst met de afstanden en reistijden.

Gratis onbeperkte online opslag

Per heden is een onbeperkte hoeveelheid opslagruimte gratis beschikbaar binnen het System One basis account. Dit betekent dat je al je bestanden binnen System One kan opslaan, zonder je zorgen te hoeven maken over de beschikbare opslagruimte.

Gepersonaliseerde onderwerpen in taken & notities

Je kan nu een persoonlijke lijst met onderwerpen samenstellen, die als keuze worden gegeven bij het aanmaken van nieuwe taken en notities. Dit maakt het invoeren van taken en notities gemakkelijker en sneller.

Toon/verberg documentsjablonen per boekhouding

Mooie update voor diegene die met meerdere documentsjablonen en verschillende boekhoudingen werken. Per documentsjabloon kan worden ingesteld bij welke boekhoudingen deze verschijnt. Dit ruimt de exportlijst in de detailweergave voor contracten en facturen behoorlijk op.

System One Mobile App

Met trots releasen we de System One app. Artiesten, agents en managers kunnen hiermee itineraries op hun mobile devices bekijken.

Online storage

We hebben Online Storage aan System One toegevoegd, waarmee agents bestanden kunnen uploaden en delen met andere gebruikers, artiesten en promotors.

ICalendar feed aanpassen

System One is weer een nieuwe feature rijker! ICalendar sjablonen. Dit maakt het mogelijk je artiesten nog uitgebreider te informeren over hun boekingen.

Facturen vergrendelen

Aan System One is functionaliteit toegevoegd om verzonden facturen te vergrendelen. Gebruikers kunnen dan geen wijziging meer aanbrengen. Hierdoor wordt voorkomen dat er verschillen ontstaan tussen gegevens in een boekhoudpakket en de gegevens die in System One opgeslagen zijn.

Samenvoegen van bedrijven & contacten.

Hoewel System One een handige melding geeft bij het dubbel invoeren van dezelfde bedrijfs- of persoonsnaam, kan het toch voorkomen dat bedrijven of contacten dubbel voorkomen in de database. Vanaf nu is er de mogelijkheid deze eenvoudig samen te voegen.

Financieel risico promotors

Als gebruiker van System One heb je nu de mogelijkheid om bij te houden welke promotors een financieel risico vormen.

Provincies in een keuzelijst

De adresboek-functionaliteit is verbeterd. Bij het invoeren van een adres worden provincies nu in een keuzelijst aangeboden. Dit is gedaan ter vervanging van invoer in een tekstveld. Hierdoor is er meer eenduidigheid in de registratie van adresgegevens.

Wisselkoersen

Gebruikers van System One die veel met verschillende valuta te maken hebben, kunnen vanaf nu profiteren van een duidelijker financieel overzicht. Een nieuwe wisselkoers feature maakt dat mogelijk.

Details voor locaties

System One is weer een update rijker! Gebruikers hebben nu de mogelijkheid specifieke details te registreren bij locaties. Om gemakkelijk een locatie te kunnen selecteren op basis van deze nieuwe criteria hebben we ook nog een splinternieuwe selectietool ontwikkeld!

Nieuwe beschikbaarheidscheck

De beschikbaarheidscheck binnen System One is veranderd! Of beter gezegd: versimpeld! Selecteer nu eenvoudig op datum en bekijk in één oogopslag welke artiesten/bands beschikbaar zijn.

Registreer meerdere deelnemers bij een boeking

System One biedt nu de mogelijkheid meerdere contactpersonen rondom een artiest/band te koppelen aan een boeking. Dit kunnen bandleden zijn, maar bijvoorbeeld ook tourmanagers.

Webformulier voor boekingsaanvraag

Online boekingsaanvragen kunnen vanaf nu direct in System One worden ontvangen en verwerkt! Hiervoor is het webformulier voor boekingsaanvragen ontwikkeld. In de applicatie kan het boekingskantoor zelf eenvoudig een formulier aanmaken. De unieke link naar de webpagina van het formulier kan door een webdeveloper zowel op de website van het boekingskantoor als die van de artiest worden geplaatst. De gegevens komen direct binnen in System One, waarna de gebruiker de aanvraag verder kan verwerken.

Verbeterde export naar Excel

Naast de bestaande export naar een Comma Separated Value (CSV) bestand, kun je nu ook een selectie van gegevens naar een Excel bestand exporteren. Bijkomend voordeel is dat de gegevens direct openen in een datatabel.

BTW/VAT nummer valideren

Bij het invoeren van gegevens van bedrijven die in een EU lidstaat zijn gevestigd controleert System One automatisch of het BTW / VAT nummer geldig is. Het systeem geeft een melding indien het nummer niet wordt gevonden in de centrale EU database.

iCalendar feed voor artiesten

Artiesten kunnen met behulp van de iCalendar feed hun System One boekingsagenda inlezen in kalendersoftware zoals 'Apple iCal' voor de Mac/iPhone en 'Google Calendar', onderdeel van Google Apps.

Vrije velden voor boekingen

System One is ontwikkeld om boekingskantoren in staat te stellen efficienter te werken. Met dit doel voor ogen is onlangs de functionaliteit ‘vrije velden voor boekingen’ toegevoegd. Met deze techniek kan elk boekingskantoor zelf aanvullende informatie aan boekingen toevoegen die niet standaard in System One wordt aangeboden. De vrije velden kunnen worden aangemaakt onder ‘Systeem instellingen’ en verschijnen vervolgens in de detailweergave voor boekingen.

E-mails versturen vanuit System One

Een belangrijke nieuwe toevoeging is de mogelijkheid om e-mails direct vanuit het systeem te versturen. Verzonden e-mails zijn hierdoor centraal terug te vinden. Met het gebruik van e-mailsjablonen kunnen gestandaardiseerde berichten automatisch worden gevuld met eerder ingevoerde informatie. Handig!

Boekhoudingen beheren

Er is een nieuw onderdeel toegevoegd aan System One waarmee gebruikers met systeembeheerrechten zelf boekhoudingen kunnen beheren.

Totalen en statistieken

In System One zijn een aantal overzichten en grafieken toegevoegd. Deze nieuwe tools bieden de mogelijkheid om in real-time financiële informatie uit de factuur- en betaalgegevens te halen. Behalve dat dit op een visueel aantrekkelijke wijze veel inzicht geeft, helpt het bedrijven om sneller te reageren op veranderende financiële situaties.

CSV exportsjablonen maken

Met de komst van een aantal nieuwe functies in System One hebben ook de exportmogelijkheden een belangrijke vernieuwing ondergaan. Exportdocumenten kunnen worden toegepast bij het adresseren van standaardbrieven en om etiketten en enveloppen te bedrukken. De gebruiker kan met de standaard CSV exportsjablonen voor lijstweergaven zelf bepalen welke informatie hij wil exporteren.

Contactpersonen koppelen aan meerdere bedrijven

In System One worden contactpersonen gekoppeld aan een bedrijf. Uit de praktijk blijkt dat veel van onze klanten te maken hebben met contactpersonen die werkzaam zijn voor meerdere organisaties. Het is daarom nu mogelijk om in System One één contactpersoon te koppelen aan meerdere bedrijven. Hiermee vervalt de noodzaak om een contactpersoon meerdere keren aan te maken en blijft de database schoner.

Herinnering van geplande taken

Goed nieuws voor iedereen die zijn zaakjes goed georganiseerd wil hebben. System One heeft in de laatste update de functionaliteiten bij het taakbeheer uitgebreid met de mogelijkheid om de gebruiker automatisch te herinneren aan zijn geplande taken. Herinneringen kunnen op twee manieren worden ontvangen: als pop up in System One of per e-mail naar het e-mailadres van de gebruiker.

Boekingen op de site van het boekingskantoor tonen

Boekingen die in System One zijn ingevoerd, kunnen automatisch worden weergegeven op de website van het boekingskantoor met behulp van de "RSS events feed for agency website". RSS is een toepassing van XML en wordt gebruikt om eenvoudig gegevens beschikbaar te stellen. Voor boekingskantoren betekent dit dat de boekingen van artiesten automatisch kunnen worden gepubliceerd in een agendasectie op de website van het boekingskantoor.

Externe gebruikers kunnen afspraken toevoegen aan

Waar externe gebruikers, zoals artiesten, in het verleden alleen kijkrechten hadden in hun persoonlijke agenda, zijn zij nu in de mogelijkheid om zelf afspraken toe te voegen aan hun planning. Het grote voordeel hiervan is dat het contact tussen het boekingskantoor en de artiesten wordt verbeterd en versterkt.

Google Maps

Er is Google Maps functionaliteit toegevoegd aan System One. Hiermee kunt u eenvoudig zien waar een relatie is gevestigd of een selectie maken van meerdere relaties in een bepaalde regio. Deze functie is zeer geschikt om een inschatting te maken van routes en afstanden, zeker wanneer het een buitenlandse boeking betreft.

Notities en taken

U kunt extra informatie toevoegen aan een relatie, project, event, contract en factuur in de vorm van een notitie of taak. Hiermee kunnen afspraken en opdrachten systematisch worden opgeslagen en teruggevonden, zodat u altijd uw organisatie op orde heeft.

Nooit meer een verjaardag vergeten

Tegenwoordig kunt u zien wie van uw contacten binnenkort jarig is. Zodra een geboortedatum is toegevoegd aan een contactpersoon, zal zijn of haar verjaardag 30 dagen voorafgaand aan de verjaardag verschijnen in uw persoonlijke ‘dashboard’. Rest u alleen nog maar een felicitatie!

Beschikbaar in meerdere talen

Het gehele softwarepakket van System One is beschikbaar in de talen Nederlands, Engels, Duits, Spaans en Portugees. Iedere gebruiker kan zelf instellen in welke taal de software wordt weergegeven. Daarnaast is het mogelijk om documenten op te stellen en af te drukken in een groot aantal talen.

Interview met Henrike van Engelenburg

De klant aan het woord is ditmaal Henrike van Engelenburg. Henrike is directeur, producent en impresario van ‘Van Engelenburg Theaterproducties’ in Haarlem. Inmiddels vertegenwoordigt van Engelenburg Theaterproducties ruim twintig artiesten en op kantoor zijn zes medewerkers werkzaam.