Relatiebeheer

Om efficiënt te werken is het essentieel om snel toegang te hebben tot relatiegegevens. Met System One zijn relatiegegevens eenvoudig te vinden, toe te voegen en te delen met collega’s. Wanneer de gegevens zijn ingevoerd in de database, dan zijn deze te gebruiken in de boekingsagenda, de contracten en de facturen.

Relaties vinden en selecteren
De relatie selectietool combineert verschillende gegevensfilters waardoor relatiegegevens gemakkelijk zijn te vinden en selecteren.

Uitgebreide gegevensregistratie
Alle relatiegegevens worden overzichtelijk in een detailweergave gepresenteerd. Naast de oplag van gangbare e-mail en contactinformatie, biedt het relatiebeheer in System One ook ruimte voor uitgebreide gegevensregistratie.

Relaties groeperen
Relaties zijn toe te wijzen aan zelf te definiëren relatiegroepen zoals bijvoorbeeld artiesten, bands, gezelschappen, DJ’s, opdrachtgevers, leveranciers en locaties.

Contacthistorie
In een lijst met notities is terug te vinden wat er met een relatie is besproken. Hierbij wordt ook getoond wanneer en door wie de notities is gemaakt.

Taken plannen
Taken zoals terugbelafspraken kunnen worden ingepland en toegewezen aan gebruikers. Bij elke taak is een reminder aan te maken, die de gebruiker automatisch op het juiste moment herinnert om de taak uit te voeren.

Google maps
System One beschikt over een integratie met Google Maps. Zo is eenvoudig op een kaart te zien waar een relatie is gevestigd en kan een selectie worden gemaakt van meerdere relaties in een bepaalde regio. Deze functie is zeer geschikt om een inschatting te maken van routes en afstanden.

Mailinglijsten
Gegevens kunnen op verschillende manieren worden geëxporteerd om bijvoorbeeld te gebruiken in een post- of een e-mailing. Dit maakt System One een waardevolle marketingtool.

De voordelen

• Eenvoudig gegevens delen met je collega’s en samenwerken in een online omgeving.
• Relatiegegevens zijn vanuit het relatiebeer direct beschikbaar in andere onderdelen als de boekingsagenda, contracten en facturatie.
• Zeer uitgebreide gegevensregistratie.
• Mailinglijsten maken System One een waardevolle marketingtool.

Boekingagenda management

Alle boekingen van artiesten, bands en DJ’s worden in de boekingsagenda beheerd. De boekers werken samen in een online omgeving waarin ze snel toegang hebben tot de artiestenplanning.

Direct toegang hebben tot gegevens
Met de kalender en de boekingen selectietool kunnen verschillende zoekfilters gecombineerd worden om snel gegevens te selecteren. Een overzicht van bijvoorbeeld alle bevestigde boekingen van een specifieke artiest is binnen enkele seconden gemaakt.

Diverse statussen
Elke boeking heeft een status om opties, bevestigde boekingen, promotionele optredens, reisdagen en geblokte data te onderscheiden. Elke status heeft een eigen kleur waardoor deze goed zijn te onderscheiden in overzichten.

Snelle invoer van gegevens
Eerder opgeslagen relatiegegevens van de artiest, de promotor en de locatie worden direct uit het relatiebeheer aan de boeking gekoppeld. Hierdoor verloopt het invoeren van nieuwe boekingen zeer efficiënt.
Financiële gegevens zoals de artiestengage, boekingscommissie en productiekosten zijn snel in te voeren met behulp van een lijst met voorgedefinieerde productsjablonen. Hotel- en reisinformatie, tijdschema’s en notities zijn direct bij de boeking te registreren.

Communicatie met artiesten
Artiesten, bands en gezelschappen kunnen hun persoonlijke planning online bekijken en hun eigen callsheets downloaden. Voor artiesten is het ideaal om hun agenda altijd inzichtelijk en up-to-date te hebben. System One biedt de mogelijkheid voor artiesten om privé dagen in hun persoonlijke agenda te blokkeren. Boekingskantoren kunnen per artiest deze mogelijkheid activeren.

Artiestenagenda op het web
Bevestigde boekingen zijn direct vanuit System One op websites te publiceren. Dit bespaart veel tijd, omdat boekingsgegevens slechts eenmaal ingevoerd hoeven worden.

De voordelen

• Boekers werken samen in een online agenda met een overzichtelijke gebruikersinterface.
• Efficiënte werkwijze waarbij boekingsgegevens snel zijn in te voeren.
• Artiesten hebben online toegang tot hun persoonlijke agenda.
• Koppeling van de artiestenagenda naar de website van het boekingskantoor of impresariaat.

Contracten versturen

Elk artiestenbureau heeft dagelijks met contracten te maken. Een goede registratie en afhandeling van contracten is daarom van essentieel belang. Met System One zijn contracten snel gemaakt en is een efficiënt contractmanagement gegarandeerd, waardoor boekingsagenten veel tijd besparen.

Contracten maken
Bij het maken van een contract worden alle boekingsgegevens naar de lay-out van een contractsjabloon gekopieerd. Het contractsjabloon kan in Microsoft Word worden geopend en is vervolgens klaar om afgedrukt of per e-mail verzonden te worden. Verschillende contractsjabloon lay-outs zijn naast elkaar te gebruiken zoals bijvoorbeeld contracten in meerdere talen.

Artiesten riders
De artiesten rider van een geboekte artiest of band is eenvoudig aan het contract te koppelen. De rider wordt vervolgens integraal in het contract opgenomen. Zo wordt het meesturen van de artiesten rider met het contract niet vergeten. Het boekingskantoor kan zelf bestaande riders wijzigen en nieuwe riders uploaden.

Gebruik eigen bestaande lay-outs
Met System One zijn boekingskantoren niet gebonden aan saaie standaard lay-outs. Bestaande contract lay-outs zijn in System One te integreren voor gebruik door het boekingskantoor.

Contract al retour?
Elk contract heeft een uniek contractnummer, verzenddatum, vervaldatum en een status. De status van het contract geeft aan of het contract al dan niet retour is ontvangen. Contracten waarvan de vervaldatum is verstreken, zijn met een alert direct onder de aandacht van de boekers te brengen.

De voordelen

• Een contract wordt direct vanuit de boekingsagenda aangemaakt. Dit werkt tijdbesparend, eenvoudig en voorkomt fouten.
• Uitstekende controle op de status van de contracten garandeert een efficiënt contractmanagement.
• De contracten worden opgemaakt in de huisstijl van het boekingskantoor.

Facturatie

Facturen verzenden en beheren is eenvoudig met System One. Binnen enkele seconden is een factuur aangemaakt. Gegevens worden uit de boekingsagenda automatisch naar de factuursectie gekopieerd en geëxporteerd naar Microsoft Word.

Overzicht op de financiën
Overzicht hebben op de financiën is cruciaal voor een efficiënte bedrijfsvoering binnen het boekingskantoor. Verschillende rapporten zijn te genereren en exporteren met behulp van de facturen selectietool. Er zijn bijvoorbeeld rapporten te maken per klant, betaalstatus en periode.

Flexibiliteit
In System One is het mogelijke om meerdere boekhoudingen met een eigen unieke oplopende factuurnummering te beheren. Zo kan het boekingskantoor of impresariaat ook voor de artiesten factureren. Verschillende factuursjablonen zijn te gebruiken voor nationale en internationale facturen, herinneringen en creditnota’s.

Effectief debiteurenbeleid
In de facturensectie worden de inkomende betalingen geboekt. Met een helder betaaloverzicht is meteen duidelijk of een betalingstermijn is overschreden. Met enkele muisklikken is vervolgens een herinnering of aanmaning aangemaakt.

De voordelen

• Een factuur wordt direct vanuit de boekingsagenda aangemaakt. Dit werkt tijdbesparend, eenvoudig en voorkomt fouten.
• Diverse financiële overzichten zijn te genereren en exporteren.
• Opmaak van de facturen in de huisstijl van het boekingskantoor.
• Eenvoudig herinneringen versturen en een effectief debiteurenbeleid voeren.

Internationaal zakendoen

System One biedt uitstekende mogelijkheden om internationaal zaken te doen. Omdat de software volledig web-based is, zijn enkel een computer en een interntverbinding nodig om te kunnen werken in System One. Zodoende is het zeer eenvoudig om buitenlandse boekingskantoren en artiesten toegang te geven tot System One.

Interface in Nederlands, Engels en Duits
De interface van System One is beschikbaar in de talen Nederlands, Engels en Duits. Iedere gebruiker kan individueel de gewenste taal instellen. Dit maakt het mogelijk om eenvoudig samen te werken met buitenlandse artiesten en boekers.

Meertaligheid van documenten
Documenten waaronder facturen, herinneringen en contracten, zijn in een groot aantal talen op te maken en af te drukken. System One ondersteunt het gebruik van elke gewenste taal in documenten, waardoor documenten naast Nederlands, Engels en Duits ook in vele andere talen opgesteld kunnen worden.

Ondersteuning van verschillende valutasoorten
In System One worden meerdere munteenheden ondersteund. Per boeking is de munteenheid te selecteren, waardoor boekingen in de valuta van de lokale promoter zijn te factureren.

BTW percentages
De BTW percentages die in verschillende regio's worden gebruikt, kunnen per klant ingesteld worden. Meerdere BTW systemen kunnen gecombineerd worden, wanneer een boekingskantoor met vestigingen in meerdere landen werkt.